Передача справ до центрального архіву здійснюється за графіком, складеним архівом, узгодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником служби ДОП. Прийом кожної справи провадиться завідувачем центрального архіву в присутності працівника структурного підрозділу.
В архів організації передаються справи постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання, а також справи за особовим складом не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві (Пункт 3.7.25 Основних правил).
Прийом-передача справ до архіву організації проводиться працівником архів та працівником структурного підрозділу, при цьому на всіх примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожного справи, включеного до неї, робиться відмітка про наявність справи.
Описи справ структурних підрозділів подаються до архіву організації не раніше, ніж через один рік, і не пізніше ніж через три роки після завершення справ у діловодстві».