Передача ТМЦ працівнику має підтверджуватись документально. У цій ситуації з новим працівником необхідно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність або передати йому майно чи інші матеріальні цінності, необхідні виконання трудових обов'язків, за разовим документом.
Проректор з експлуатації матеріально-технічної бази видає наказ про затвердження складу РІК щодо позапланової інвентаризації та передачі матеріальних цінностей працівникові, зазначеному у поданні.
Акт матеріальної відповідальності (бланк), яким оформлюватиметься передача цінностей від одного працівника до іншого працівника, можна оформити безпосередньо між матеріально відповідальними особами. Для розробки такого документа можна взяти за основу, наприклад уніфіковану форму №ОП-18.