Існує три способи затвердження документа: затвердження розпорядчим документом (розпорядженням, наказом, ухвалою, рішенням); затвердження колегіальним органом; затвердження посадовцем без видання розпорядчого документа про затвердження.14 січ. 2023р.
Щоб документ був затверджений посадовцем, така особа має мати право затвердження (підпису) документа. Як правило, відповідно до установчих документів право підписувати та затверджувати всі документи організації має одноосібний виконавчий орган – генеральний директор (директор, президент).
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається..
Виходячи з викладеного, у разі затвердження інструкції з охорони праці посадовцем організації повинен застосовуватись гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ», а у разі її затвердження наказом, ухвалою, рішенням, протоколом — гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО».